Conditions spécifiques à la mise en oeuvre de la Loi 25
Consentement et collecte des données
1. Consentement explicite
Conformément à la Loi 25, nous recueillons votre consentement explicite de manière distincte pour chaque finalité de traitement de vos renseignements personnels. Vous devez poser un geste positif (opt-in) pour chaque type de consentement.
Le consentement est :
– libre et éclairé ;
– manifesté de façon expresse ;
– donné à des fins spécifiques ;
– valide uniquement pour la durée nécessaire à la réalisation des fins déterminées.
2. Retrait du consentement
Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en contactant notre Délégué à la Protection des Données. Le retrait de votre consentement ne peut avoir d’effet rétroactif et ne doit pas vous porter préjudice.
Gestion des incidents de confidentialité
1. Procédure de notification
En cas d’incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous nous engageons à :
- notifier la Commission d’accès à l’information ;
- informer toute personne dont les renseignements sont concernés ;
- prendre les mesures nécessaires pour réduire les risques et éviter qu’un nouvel incident ne survienne.
2. Registre des incidents
Nous maintenons un registre des incidents de confidentialité comprenant :
- la description de l’incident ;
- la date ou période ;
- les circonstances ;
- la nature des renseignements visés ;
- les conséquences ;
- les mesures prises pour aviser les personnes concernées ;
- les mesures mises en place pour prévenir de futurs incidents.
Évaluations d’impact
1. Processus d’évaluation
Nous effectuons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) pour tout :
- projet d’acquisition, de développement ou de refonte de système d’information ;
- projet de communication de renseignements personnels à l’extérieur du Québec ;
- projet impliquant la collecte, l’utilisation, la communication ou la conservation de renseignements sensibles.
2. Critères d’évaluation
L’évaluation prend en compte :
- la sensibilité des renseignements ;
- la finalité de l’utilisation ;
- la quantité et la répartition des renseignements ;
- le support et le niveau de protection ;
- les personnes qui auront accès aux renseignements.
Transferts internationaux des données
1. Évaluation préalable
Avant tout transfert de renseignements personnels hors Québec, nous évaluons :
- le cadre juridique applicable dans l’État destinataire ;
- les mesures de protection, y compris le cas échéant contractuelles ;
- le maintien du caractère confidentiel des renseignements.
2. Garanties
Nous assurons que les renseignements transférés bénéficient d’une protection équivalente à celle prévue par la législation québécoise et canadienne, notamment, la cas échéant, par :
- des clauses contractuelles spécifiques ;
- des certifications de conformité ;
- des audits réguliers.
Transparence des processus automatisés
1. Processus décisionnels automatisés
Lorsque nous utilisons des processus automatisés, nous informons la personne concernée :
- de l’utilisation de tels processus ;
- des renseignements personnels utilisés ;
- des principaux facteurs et paramètres ;
- de son droit de faire valoir ses observations.
2. Conservation et destruction
Pour chaque catégorie de renseignements personnels, nous précisons :
- la durée de conservation ;
- les critères utilisés pour déterminer cette durée ;
- le processus de destruction sécurisée.
Gouvernance et responsabilité
1. Rôle du Délégué à la Protection des Données
Notre DPO est responsable de :
- la mise en œuvre de la politique ;
- la formation du personnel ;
- le traitement des demandes d’accès et de rectification ;
- la gestion des incidents ;
- les évaluations d’impact ;
- les relations avec les autorités compétentes en matière de respect de la Loi 25.
2. Formation et sensibilisation
Nous assurons :
- la formation initiale et continue du personnel ;
- la mise à jour régulière des procédures ;
- la documentation des pratiques ;
- l’audit régulier de conformité.
Exercice des droits
1. Droits spécifiques
Outre les droits d’accès et de rectification, vous disposez du :
- droit à la portabilité des données ;
- droit à la désindexation ;
- droit de désactiver les fonctions d’identification, de localisation ou de profilage ;
- droit à l’oubli numérique à votre décès.
2. Procédure de requête
Pour exercer vos droits :
- complétez le formulaire disponible sur demande ;
- fournissez une preuve d’identité ;
- précisez les renseignements ou droits concernés.
Nous répondrons à votre demande dans un délai maximum de 30 jours.
Mesures de sécurité
1. Protection des données
Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité :
- techniques (chiffrement, pare-feu, etc.) ;
- organisationnelles (accès limité, authentification, etc.) ;
- physiques (contrôle d’accès, surveillance, etc.).
2. Audits de sécurité
Nous effectuons ou faisons effectuer régulièrement :
- des tests de pénétration ;
- des évaluations de vulnérabilité ;
- des revues de conformité.
Contact
Pour toute question ou demande concernant cette politique :
Délégué à la Protection des Données : Nicolas Beffort
Courriel : nicolas@coaching-quebec.com
Téléphone : 418 614-1595
Adresse : 1866, rue Notre-Dame, local 250, L’Ancienne-Lorette (Québec) G2E 3C8
